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Cómo se calcula la prima de compensación laboral
Nómina, tasas por código de clase, factor de experiencia, créditos, descuento de prima y auditoría, paso a paso y con un ejemplo hipotético resuelto.
La prima de compensación laboral (workers' compensation) es una tasa por cada $100 de nómina, fijada según la clasificación del trabajo, multiplicada por su factor de modificación por experiencia y luego ajustada por créditos, descuentos y cargos. La póliza empieza con una estimación y termina con una auditoría, así que lo que usted paga al inicio es un depósito a cuenta de la cifra que la aseguradora calcula con la nómina real. La mecánica es estándar; las tasas, las reglas y los recargos dependen de cada estado.
La fórmula básica
Para cada código de clase de la póliza:
Nómina ÷ 100 × tasa = prima manual de esa clase.
Sume las clases y tiene la prima manual (manual premium). Después:
- Multiplique por el factor de experiencia (experience mod) para obtener la prima modificada.
- Aplique los créditos o débitos de tarificación por calendario (schedule rating) y cualquier otro factor del plan de tarificación que permita su estado.
- Aplique un descuento de prima (premium discount) para pólizas grandes, donde el estado lo permita.
- Sume la constante de gastos (expense constant), cualquier contribución estatal o federal, los recargos y los cargos por terrorismo o catástrofe que exija el estado.
- Compare el resultado con la prima mínima de la póliza.
NCCI presenta una versión resuelta de los primeros pasos en su material de capacitación publicado. En su ilustración, una empresa de techado con $200,000 de nómina de techadores y $70,000 de nómina de oficina, con tasas de ejemplo de $63.171 y $0.750 por cada $100, paga $126,342 y $525 por las dos clases. El total de $126,867 multiplicado por un factor de 1.25 da $158,584 de prima modificada. Las tasas son solo ilustrativas; lo que importa es la estructura. Pruebe sus propias cifras en la calculadora de prima de compensación laboral.
Paso uno: la nómina, la base de exposición
La nómina es la base de exposición de la compensación laboral. La póliza cobra sobre la remuneración, pero no todo dólar cuenta. Bajo las reglas del Basic Manual de NCCI que sigue la mayoría de los estados, la nómina para efectos de prima por lo general incluye sueldos, salarios, comisiones, bonos y el valor del alojamiento o las comidas que se proporcionan, y excluye conceptos como el pago adicional por horas extra, las aportaciones del empleador a planes de salud y de retiro, las propinas en muchos estados y ciertos gastos reembolsados. Lo de las horas extra importa: donde se excluyen, solo se resta la porción adicional (la "media" del tiempo y medio), y los registros de nómina tienen que mostrarla por separado o el auditor contará el monto completo. Cada estado ajusta la lista, así que pídale a su agente las exclusiones que le aplican. Vea ordinary payroll.
A los directivos (executive officers) se les trata distinto. La mayoría de los estados fijan una nómina anual mínima y máxima para los directivos, sin importar lo que cobren en realidad, y algunos estados permiten excluirlos por completo (can owners and officers exclude themselves from workers' comp?).
En muchos estados la nómina también incluye a los subcontratistas sin seguro: si un subcontratista no tiene su propia cobertura o un certificado, la aseguradora puede sumar el costo del subcontrato a su nómina a la tasa de la clase (managing subcontractor insurance and certificates).
Paso dos: códigos de clase y tasas
Cada empleado se asigna a un código de clase que describe las operaciones del negocio o las funciones del empleado, y la tasa por cada $100 refleja la experiencia de siniestros de esa clase. La mayoría de los estados usan los códigos de NCCI; California, Nueva York, Pensilvania, Michigan y varios otros estados usan sus propios organismos. Algunas clases de "excepción estándar" (standard exception), como los empleados de oficina (por lo general 8810) y los vendedores externos (8742), aplican en todas las industrias para las personas que cumplen la definición. Las reglas de clasificación que rigen ponen las operaciones principales de un negocio en un solo código e impiden repartir a los empleados en códigos más baratos, salvo que las reglas lo permitan. Los detalles están en workers' comp class codes and why they matter.
¿De dónde salen las tasas? En muchos estados NCCI registra los costos de siniestros (loss costs), es decir, el costo esperado de los reclamos por cada $100 de nómina, y cada aseguradora aplica su propio multiplicador (loss cost multiplier) para gastos, utilidad y posición competitiva. En otros estados el organismo registra tasas completas (su guía estatal describe a Florida como un estado de tasas completas, y California usa tasas consultivas de prima pura del WCIRB). Por eso dos aseguradoras del mismo estado pueden cotizar tasas distintas para la misma clase.
Paso tres: el factor de experiencia
El factor de modificación por experiencia compara su historial de reclamos con el promedio de sus clases. NCCI lo describe como un factor que puede aumentar, disminuir o dejar igual su prima: un factor de 0.75 convierte $100,000 de prima en $75,000, y uno de 1.25 la convierte en $125,000. La tarificación por experiencia aplica cuando se alcanza el umbral de prima de cada estado; los negocios nuevos y los que están por debajo del umbral llevan un factor unitario de 1.00. El cálculo se explica en The experience modification rate (EMR) explained, y puede estimar el suyo con la calculadora del factor de experiencia.
Paso cuatro: otros ajustes
- Tarificación por calendario. Muchos estados permiten que el suscriptor aplique un crédito o débito, dentro de un límite, por características que el factor de experiencia no capta, como programas de seguridad, la cooperación de la gerencia o el estado del local. Los límites varían según el estado, y algunos estados la prohíben (schedule rating).
- Descuento de prima. En las pólizas grandes, un descuento escalonado refleja que emitir primas altas cuesta relativamente menos. No aplica a las cuentas pequeñas.
- Constante de gastos y cargos. Un cargo fijo por póliza, más contribuciones a fondos de garantía, fondos de segunda lesión o fondos estatales, y cargos por terrorismo.
- Dividendos y planes retrospectivos. Algunas aseguradoras ofrecen programas de dividendos, y las cuentas grandes pueden elegir la tarificación retrospectiva o estructuras con deducible.
- Prima mínima. La póliza fija un piso, que aplica aunque la nómina sea baja (minimum earned premium).
Paso cinco: la auditoría
La prima de depósito se basa en su nómina estimada. Cuando la póliza termina, la aseguradora revisa sus registros y cobra la nómina real bajo los códigos de clase correctos. Según el formulario de póliza de NCCI WC 00 00 00, la aseguradora puede auditar sus registros durante la vigencia de la póliza y dentro de los tres años siguientes a su terminación. Una auditoría puede subir o bajar la prima, y también puede cambiar los códigos de clase. Los detalles y consejos están en premium audits: how they work and how to prepare.
Un ejemplo hipotético
Digamos que la estimación de un taller de fabricación con 12 empleados es de $480,000 de nómina de taller en una clase a $4.00 por cada $100 y $90,000 de nómina de oficina a $0.30 (todas las cifras son inventadas para el ejercicio).
| Paso | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| Prima del taller | 4,800 × $4.00 | $19,200 |
| Prima de oficina | 900 × $0.30 | $270 |
| Prima manual | $19,470 | |
| Factor de 0.90 | × 0.90 | $17,523 |
| Débito por calendario de 5% | × 1.05 | $18,399 |
| Constante de gastos y contribuciones | supuestas | se suman |
Si la auditoría muestra una nómina de taller de $540,000 por una contratación tardía y horas extra registradas como tiempo normal, la prima del taller sube a $21,600 y la cuenta sube con ella. Si el dueño separa en los registros de nómina la porción adicional de las horas extra, parte de ese aumento desaparece. El ejemplo muestra por qué el nivel de detalle de la nómina importa tanto como la tasa.
En qué puede influir usted
La tasa la fijan la clase y el estado, así que su margen está en lo demás: una asignación de clases correcta, registros de nómina que separen los pagos excluidos, un programa documentado de seguridad y de regreso al trabajo, el reporte temprano de reclamos y, para las cuentas grandes, programas con deducible o retrospectivos. how to lower your workers' comp costs trata cada uno. Si su negocio es pequeño, workers' comp for small businesses explica en contexto los temas de prima mínima y auditoría. El panorama general de la cobertura está en workers' compensation insurance: how it works.
Puntos clave
- La prima es la nómina dividida entre 100, por una tasa de clase, por su factor de experiencia, ajustada luego por créditos, descuentos, cargos y mínimos.
- La nómina se audita cuando termina la póliza, así que el depósito es solo una estimación; registre con cuidado la porción adicional de las horas extra, los subcontratistas y las funciones de cada clase.
- Las tasas cambian según el estado, el organismo y la aseguradora, porque los estados registran costos de siniestros o tasas completas.
- Un factor mayor de 1.00 sube toda la prima; uno menor de 1.00 la baja; los negocios nuevos o pequeños pueden llevar 1.00.
- La tarificación por calendario, el descuento de prima y los programas de dividendos varían según el estado y la aseguradora, así que pregunte cuáles aplican.