Compensación laboral para pequeños negocios

En la mayoría de los estados, un negocio pequeño necesita seguro de compensación laboral (workers' compensation) en cuanto contrata a un empleado, y algunos estados lo exigen antes o después según el número de empleados, la industria y cómo se trata a los dueños. La póliza para dueños de negocio (business owner's policy, BOP) no la incluye, y la responsabilidad civil general (general liability) tampoco. La prima se calcula sobre la nómina y la clase de trabajo, así que el empleador pequeño controla la cuenta sobre todo con una clasificación correcta, registros de nómina en orden y un historial de seguridad que mantenga los reclamos fuera del factor de experiencia (experience mod).

Cuándo empieza la obligación

Lo que la activa es la ley estatal, y no es igual en todas partes. Muchos estados, entre ellos California, exigen cobertura desde el primer empleado. Florida la exige a partir de cuatro empleados en la mayoría de las industrias, pero desde uno en la construcción. Alabama usa cinco y Georgia tres. Texas permite que la mayoría de los empleadores privados no tengan compensación laboral, con las consecuencias que se explican en texas nonsubscribers: opting out of workers' comp. La vista estado por estado está en workers' comp requirements by state: who must carry it, y puede revisar su propio estado con la herramienta workers' comp and benefits requirements by state.

Tres puntos hacen tropezar a los empleadores pequeños:

• Los de medio tiempo y los familiares cuentan. Muchos estados incluyen en el umbral a los empleados de medio tiempo, de temporada y familiares, aunque se les pague poco.
• Los dueños pueden ser o no empleados. Si un propietario único, un socio, un miembro de una LLC o un directivo de una corporación debe estar cubierto, puede optar por incluirse o puede excluirse depende de cada estado, y lleva papeleo. Vea can owners and officers exclude themselves from workers' comp?.
• Los subcontratistas pueden convertirse en sus empleados. En varios estados, los trabajadores de un subcontratista sin seguro se tratan como empleados del contratista que lo contrató. Pida certificados y lea independent contractors and workers' comp: the misclassification risk y managing subcontractor insurance and certificates.

Lo que reemplaza y lo que no

La compensación laboral responde por las lesiones y enfermedades de trabajo de los empleados, con beneficios sin determinación de culpa y, por lo general, con recurso exclusivo (exclusive remedy) frente al empleador. Es una póliza separada de la BOP y del seguro de responsabilidad civil general, y el formulario estándar de responsabilidad civil general excluye las lesiones de empleados que cubre la compensación laboral. Si usted trabaja con voluntarios, practicantes, trabajadores arrendados o mano de obra temporal, pregúntele a su corredor cómo se trata a cada uno, porque las reglas sobre su condición varían según el estado y según la póliza.

La póliza estándar de NCCI (WC 00 00 00) también incluye la responsabilidad patronal (employers liability) como Parte Dos, que cubre las demandas que quedan fuera del sistema de compensación. Sus límites aparecen en la página de información y vale la pena revisarlos, en particular porque las pólizas paraguas (umbrella) normalmente siguen los límites de responsabilidad patronal (employers' liability insurance).

Cómo se tarifica al empleador pequeño

La aritmética de la prima es la misma que para un empleador grande: nómina por cada $100 multiplicada por la tasa de la clase, ajustada por el factor de experiencia, más créditos, débitos y cargos estatales (how workers' comp premiums are calculated). Algunos elementos pesan más cuando el negocio es pequeño:

• Que el código de clase sea el correcto. Un solo empleado de oficina cuesta poco de asegurar; un empleado de campo, no. Poner a una persona en la clase equivocada cambia la cuenta en la auditoría (workers' comp class codes and why they matter).
• La prima mínima. Las pólizas tienen una prima mínima, y un negocio con una nómina muy baja puede pagarla de todos modos. Lea los términos antes de contratar (minimum earned premium).
• El factor de experiencia, si lo tiene. NCCI describe la tarificación por experiencia como obligatoria para los empleadores que alcanzan el umbral de prima de cada estado, y los umbrales cambian de un estado a otro. Un negocio nuevo sin historial recibe un factor unitario de 1.00. El factor de un empleador pequeño es menos volátil que el de uno grande, porque la fórmula de NCCI le da menos peso a la experiencia propia a medida que el tamaño baja, pero un reclamo grave todavía pesa. Vea The experience modification rate (EMR) explained.
• Las estimaciones de nómina. Usted paga un depósito sobre la nómina estimada y la aseguradora audita después. Si sobreestima, inmoviliza efectivo; si subestima, le llega una factura. Vea premium audits: how they work and how to prepare.

Digamos que una empresa hipotética de jardinería, en un estado que exige cobertura desde el primer empleado, contrata a dos trabajadores de cuadrilla y deja al dueño fuera de la nómina mediante una exención válida. La aseguradora tarificará a los dos trabajadores en la clase de jardinería y cobrará un depósito sobre su pago anual estimado, y luego hará la auditoría al terminar la vigencia. Si el dueño también trabaja en las cuadrillas y no ha presentado una exención válida, el auditor puede agregar la nómina del dueño a la tasa de la cuadrilla. El ejemplo no es un precio; muestra por qué conviene resolver la exención y la división de la nómina antes de que empiece la póliza.

Formas en que el empleador pequeño la compra

1. El mercado voluntario estándar. Un agente independiente lo coloca con una aseguradora que suscribe su clase. Las cuentas pequeñas y de bajo riesgo suelen tener varias opciones.
2. El fondo estatal. En los estados con un fondo competitivo, el fondo puede ser una opción permanente; los estados monopolísticos lo exigen.
3. Riesgo asignado (assigned risk). Si las aseguradoras lo rechazan, el mercado residual tiene que aceptarlo, a un costo más alto (assigned risk and residual markets for workers' comp, assigned risk plan).
4. Pago según nómina (pay-as-you-go). Algunas aseguradoras cobran la prima junto con cada ciclo de nómina, de modo que los depósitos siguen los salarios reales y la sorpresa de la auditoría se reduce (pay-as-you-go workers' comp: how it works and who it suits).
5. PEO. Una organización de empleadores profesionales (professional employer organization) puede poner a sus empleados bajo su póliza y su factor, con las ventajas y desventajas del coempleo (PEOs and workers' comp: co-employment explained).

Para cuentas pequeñas existen canales en línea y directos. Compare el formulario, los términos de auditoría y si los límites de responsabilidad patronal se ajustan a sus contratos, no solo el precio del primer año.

Errores que salen en la auditoría y al momento del reclamo

Los empleadores pequeños rara vez se meten en problemas por la tasa. Los problemas vienen de los hechos que hay detrás. Los pagos en efectivo a ayudantes ocasionales se tratan como nómina en cuanto el auditor los encuentra. Un trabajador con formulario 1099 que recibe instrucciones, usa sus herramientas y trabaja solo para usted probablemente es un empleado bajo muchas de las pruebas estatales. Una póliza que lista el estado equivocado deja sin cobertura de la Parte Uno al empleado que viaja allá, y por eso vale la pena leer los Items 3.A y 3.C de la página de información. Y un reclamo que se queda sin reportar durante semanas suele costar más, porque el tratamiento médico y las disputas le toman la delantera a la aseguradora.

Pasos prácticos

1. Confirme si necesita cobertura en cada estado donde contrata o envía gente.
2. Decida cómo se tratará a los dueños y presente cualquier exención antes de que empiece la póliza.
3. Pídale al agente que le explique cada código de clase y quién está asignado a cada uno.
4. Estime la nómina con honestidad, incluidas las reglas de horas extra que aplica su estado, y llévela por clase.
5. Pida certificados a cada subcontratista todos los años.
6. Reporte las lesiones el mismo día en que ocurren (reporting a workplace injury: what employers must do) y ofrezca trabajo modificado cuando pueda (return-to-work programs: how to build one).
7. Revise las palancas de costo en how to lower your workers' comp costs. La calculadora de prima de compensación laboral le ayuda a probar sus supuestos de nómina.

Puntos clave

• La mayoría de los estados exigen compensación laboral desde el primer empleado, pero varios usan umbrales más altos, pruebas de nómina o reglas especiales para la construcción.
• La compensación laboral es aparte de su BOP y de la responsabilidad civil general, que no cubren las lesiones de los empleados.
• Resuelva cómo se trata a los dueños y los certificados de los subcontratistas antes de que empiece la póliza, porque la auditoría vuelve a tarificar ambos.
• Al empleador pequeño se le tarifica por nómina y clase como a cualquier otro; la clasificación correcta y la prevención de reclamos son los controles principales.
• El pago según nómina, los fondos estatales y el riesgo asignado son alternativas cuando el mercado estándar no es la opción adecuada.