Cómo reportar una lesión en el trabajo: lo que debe hacer el empleador

Cuando un empleado se lesiona en el trabajo, empiezan a correr tres relojes distintos: el de OSHA (para muertes, hospitalizaciones, amputaciones y pérdida de un ojo), el de su aseguradora de compensación al trabajador (workers' compensation) y la agencia estatal (para el reclamo en sí), y el reloj de registros de OSHA (para el registro de lesiones). Los plazos federales de OSHA son los mismos en todas partes. Los plazos para reportar a compensación al trabajador los fija cada estado y son distintos, así que, después de conseguirle atención a la persona, la primera llamada suele ser a su aseguradora o a su administrador externo (third-party administrator, TPA).

Reloj uno: el reporte a OSHA

Según 29 CFR 1904.39, todo empleador cubierto, incluidos los que están exentos de llevar el registro rutinario de lesiones, debe reportar:

• Una muerte relacionada con el trabajo dentro de las 8 horas siguientes a enterarse. Una muerte que ocurre dentro de los 30 días posteriores al incidente sigue siendo reportable.
• Una hospitalización con internamiento, una amputación o la pérdida de un ojo dentro de las 24 horas siguientes a enterarse. El plazo corre desde que usted sabe que la lesión cumple la definición, no desde el accidente en sí.

La página de reportes de OSHA indica tres maneras de reportar: llamar a la oficina de área de OSHA más cercana, llamar a la línea de 24 horas al 1-800-321-6742 o llenar en línea el formulario Serious Event Reporting. No se aceptan buzón de voz, fax ni correo electrónico. Tenga a la mano el nombre del negocio, los nombres de los empleados afectados, el lugar y la hora, una descripción breve y un contacto con número de teléfono.

Algunos eventos quedan fuera de la regla. OSHA dice que no tiene que reportar un choque de vehículo en una vía pública (salvo que ocurra en una zona de obra de construcción), un incidente en un avión o autobús público o comercial, ni una estancia en el hospital solo para pruebas de diagnóstico u observación. Una visita a la sala de emergencias que termina con el alta no es una hospitalización con internamiento.

No reportar es en sí una infracción. Para 2026, los máximos de OSHA no cambian respecto de 2025 porque el Departamento del Trabajo canceló el ajuste por inflación de 2026 (91 FR 31358, May 27, 2026): $16,550 por cada infracción grave o no grave y hasta $165,514 por una infracción intencional o reiterada (OSHA penalties).

Reloj dos: el reclamo de compensación al trabajador

Reportar a OSHA no inicia un reclamo de compensación, y un reclamo de compensación no cumple con OSHA. Del lado de la compensación hay tres pasos, y cada estado fija sus propios plazos para cada uno:

1. Aviso del empleado. El trabajador lesionado debe avisarle al empleador dentro de un plazo que fija la ley. Florida da 30 días desde la lesión o desde que se manifiesta (Fla. Stat. 440.185(1)); otros estados dan más o menos tiempo.
2. Reporte del empleador a la aseguradora. Florida exige que el empleador reporte a su aseguradora dentro de los 7 días siguientes a tener conocimiento real (Fla. Stat. 440.185(2)). California exige que el empleador le entregue al empleado un formulario de reclamo (DWC-1) dentro de un día hábil después de enterarse de la lesión (Labor Code 5401). Ambos son ejemplos, no reglas nacionales.
3. Primer reporte a la agencia estatal. Muchos estados también piden que se presente ante la junta de compensación al trabajador el primer reporte de lesión del empleador (employer's first report of injury); a menudo lo presenta la aseguradora por usted. Lo que lo activa suele ser la pérdida de más de unos cuantos días de trabajo, un tratamiento médico más allá de primeros auxilios o cualquier reclamo, según el estado.

Como las cifras varían, use workers' comp and benefits requirements by state y la guía de cada estado donde tenga empleados, como California o Florida, y pídale a su aseguradora sus instrucciones para reportar. Los empleadores con trabajadores en varios estados necesitan un procedimiento que envíe cada lesión conforme a las reglas del estado que corresponde (employees in several states: other-states coverage and multistate workers' comp).

Reloj tres: el registro de OSHA

Si su negocio no está en una industria parcialmente exenta y tuvo más de 10 empleados en algún momento del año anterior, debe anotar cada nueva lesión relacionada con el trabajo que cumpla la prueba de caso registrable (OSHA recordable) (muerte, días de ausencia, trabajo restringido o cambio de puesto, tratamiento médico más allá de primeros auxilios o pérdida del conocimiento) en el registro del Formulario 300 de OSHA y llenar un reporte de incidente en el Formulario 301. Según 29 CFR 1904.29, tiene 7 días naturales desde que se entera del caso para anotarlo. Los registros se conservan cinco años. El resumen del Formulario 300A se publica del 1 de febrero al 30 de abril.

Los establecimientos grandes también envían datos de forma electrónica. Según 29 CFR 1904.41, los establecimientos de 20 a 249 empleados en las industrias de la lista envían el Formulario 300A, y los de 100 o más empleados en la lista de mayor riesgo envían los Formularios 300 y 301, con fecha límite el 2 de marzo del año siguiente (OSHA ITA). El registro alimenta su tasa de incidencia; vea OSHA recordkeeping, injury rates and insurance y la OSHA incident rate calculator.

Un reclamo de compensación y un caso registrable no son lo mismo. Un reclamo de compensación por un incidente que solo requirió primeros auxilios no es registrable, mientras que una lesión tratada con medicamento de receta puede serlo. Una lesión también puede ser registrable aunque el reclamo de compensación se niegue después.

Lista de verificación para supervisores

1. Primero consiga atención médica para el empleado. Llame al 911 para cualquier cosa grave.
2. Dentro de la primera hora, decida si podría tratarse de una muerte, hospitalización, amputación o pérdida de un ojo. Si es así, un gerente llama a OSHA sin esperar el diagnóstico final.
3. Tome declaraciones y fotografías, y conserve el equipo. No sancione a nadie antes de entender qué pasó; 29 CFR 1904.35 protege a los trabajadores contra represalias por reportar.
4. Reporte a la aseguradora el mismo día, no al final del plazo legal. Reportar tarde infla los costos del reclamo y puede crear problemas de aviso tardío.
5. Entregue al empleado cualquier formulario de reclamo o folleto que exija el estado.
6. Anote el caso en el registro dentro de 7 días si es registrable, y ponga en el calendario la presentación ante la agencia estatal.
7. Comuníquese con el empleado y empiece la conversación sobre trabajo modificado (return-to-work programs: how to build one).

Ejemplo hipotético

Supongamos un taller de fabricación de 40 personas en un estado que da a los empleadores 7 días para reportar. Un operador de prensa pierde la punta de un dedo a las 2:00 p.m. de un martes. El supervisor lo lleva al hospital y, para las 5:00 p.m., el gerente de planta ya llamó a OSHA, porque una amputación se reporta dentro de 24 horas. Esa misma tarde, la gerente de oficina llama a la línea de primer aviso de la aseguradora. Al día siguiente anota el caso en el Formulario 300 y prepara el Formulario 301. Las tres obligaciones corren con plazos distintos, pero atender primero el más corto hizo que no se le pasara ninguno.

Por qué el tiempo importa para su prima

Un reporte rápido permite que la enfermera y el ajustador de la aseguradora orienten el tratamiento desde el principio, que es la palanca más grande sobre el costo de un reclamo. Los reclamos reportados tarde tienden a convertirse en reclamos más grandes y con más litigio, y cada reclamo cuenta en su modificador de experiencia (experience mod). Algunos estados también multan a los empleadores que reportan tarde. Vea the workers' comp claims process for employers para saber qué hace después la aseguradora.

Puntos clave

• La regla de OSHA es nacional: reporte las muertes dentro de 8 horas y las hospitalizaciones, amputaciones y pérdidas de un ojo dentro de 24 horas (29 CFR 1904.39).
• Los plazos para reportar a compensación al trabajador los fija la ley estatal, así que revise cada estado donde tenga empleados y las instrucciones de su aseguradora.
• Anotar los casos en los Formularios 300 y 301 es una obligación aparte con su propio plazo de 7 días; los reclamos de compensación y los casos registrables se traslapan, pero no son idénticos.
• Reporte a su aseguradora el mismo día en que ocurre, aunque el estado le dé una semana.
• Nunca castigue a un trabajador por reportar una lesión; OSHA lo considera una represalia.