Certificados de seguro: qué prueban y qué no

Un certificado de seguro (certificate of insurance, COI) es un resumen de una página, por lo general en un formulario ACORD 25, que muestra quién asegura a un negocio, qué pólizas existen, sus fechas y sus límites. Prueba que esas pólizas estaban vigentes cuando se emitió el certificado. No prueba que la cobertura siga vigente, que el titular sea asegurado adicional, que la póliza cubra una obra en particular ni que la póliza cumpla con el contrato. El propio formulario lo dice: se emite solo a título informativo y "confers no rights upon the certificate holder" (no otorga derechos al titular del certificado).

Lo que el ACORD 25 dice de sí mismo

El ACORD 25 (edición 2016/03, que publica el Departamento de Servicios Financieros de Nueva York) abre con tres advertencias. El certificado no modifica, amplía ni altera la cobertura que dan las pólizas, y no es un contrato entre la aseguradora o el productor y el titular. Luego una nota advierte que el titular que quiera la condición de asegurado adicional necesita disposiciones de la póliza o un endoso, y que una renuncia a la subrogación también puede requerir un endoso, porque una declaración en el certificado no otorga derechos en lugar del endoso. Más abajo, el formulario dice que el seguro está sujeto a todos los términos, exclusiones y condiciones de las pólizas, diga lo que diga el contrato, y que los límites que se muestran pueden haberse reducido por reclamos pagados.

Quien confía en un certificado sin tomar en cuenta esas líneas está confiando en algo que el propio formulario desconoce.

Cómo leer un certificado, casilla por casilla

Lo que un certificado no prueba

• Que la póliza esté vigente hoy. El certificado es una foto del día en que se emitió. Si el asegurado cancela la semana siguiente, nada obliga al productor a avisarle.
• La condición de asegurado adicional. La casilla de asegurado adicional es solo una señal. La condición depende de un endoso que lo nombre a usted o de una categoría que lo incluya, y del alcance del formulario específico. Vea additional insured endorsements explained.
• La renuncia a la subrogación o la redacción primaria. Estas también requieren lenguaje en la póliza. Vea waiver of subrogation: what it is and when contracts require it y primary and noncontributory wording in contracts.
• La cobertura para la obra. Las limitaciones de clasificación, las exclusiones, el territorio de la póliza y la redacción que limita la cobertura a ciertas operaciones o ubicaciones pueden eliminar justo la exposición que preocupaba al contrato.
• El aviso anticipado de cancelación. La casilla de cancelación del ACORD 25 remite a las disposiciones de la propia póliza, y las condiciones estándar envían el aviso solo al primer asegurado nombrado. El titular recibe aviso solo si la póliza o un endoso así lo dicen. Vea policy cancellation and nonrenewal: notice periods and your rights.
• Que la póliza cumpla con el contrato. Solo una comparación de los requisitos del contrato con los formularios de la póliza puede responder eso. El verificador de requisitos de seguro en contratos es un punto de partida.
• Que la aseguradora sea sólida o esté autorizada (admitted). El certificado menciona la compañía; no la califica.

Leyes estatales que limitan lo que puede decir un certificado

Muchos estados regulan los certificados directamente, y la mayoría sigue un modelo del National Council of Insurance Legislators (NCOIL), la organización de legisladores estatales. La ley modelo de certificados de seguro de NCOIL (Certificates of Insurance Model Act), adoptada en 2012 y readoptada en 2017 y 2022, dice que un certificado no es una póliza, no modifica ni amplía la cobertura y no da derechos más allá de los que da la póliza. Prohíbe emitir o pedir un certificado con información falsa o engañosa sobre la póliza, prohíbe que un certificado garantice que la póliza cumple con un contrato, y hace que el aviso de cancelación dependa de los términos de la póliza. Un certificado emitido o exigido en violación de la ley es nulo.

Los estados han aprobado sus propias versiones en distintos momentos y con distintos detalles. Massachusetts y Nueva York aprobaron leyes de certificados en enero de 2015, y la de Nueva York prohíbe que cualquier persona exija en el certificado un lenguaje que la póliza no respalde. Texas trata el tema en el capítulo 1811 del Código de Seguros (Insurance Code): un certificado no puede alterar la póliza, darle al titular un derecho contractual ni hacer referencia a los requisitos de otros contratos, como los de construcción, y un certificado emitido o exigido en violación es nulo. Una violación intencional conlleva una multa civil de hasta $1,000 por violación. Vea Texas y New York, y revise el estado cuya ley rige su proyecto.

El efecto práctico es que una cláusula de contrato que diga "el certificado debe indicar que la póliza cumple con la Sección 12" pide algo que muchos estados no permiten. Lo correcto es pedir el endoso de la póliza.

Pida el endoso, no solo el certificado

Cuando un contrato exige la condición de asegurado adicional (additional insured), la renuncia a la subrogación (waiver of subrogation) o la redacción primaria y no contributiva (primary and noncontributory), pídale al corredor del asegurado copias de los endosos o, como mínimo, la lista de formularios con sus números. Para la condición de asegurado adicional en una póliza de responsabilidad civil general comercial, los formularios que hay que buscar incluyen el CG 20 10 (operaciones en curso) y el CG 20 37 (operaciones terminadas); los detalles están en additional insured endorsements explained. Un equivalente manuscrito o propio de la aseguradora puede cumplir la misma función, pero solo el texto se lo puede confirmar.

Un ejemplo resuelto (hipotético)

Digamos que un contratista general recibe un certificado de un subcontratista de estructura de madera (framing) para un proyecto de seis meses. Quien lo revisa encuentra lo siguiente:

1. La póliza de responsabilidad civil general vence en tres semanas. La cobertura no va a durar hasta el final del proyecto, así que el contratista agenda una solicitud del certificado de renovación y no libera el siguiente pago hasta que llegue.
2. La casilla ADDL INSD está marcada con Y, pero la descripción de operaciones solo repite "asegurado adicional según lo exija el contrato escrito" y no menciona números de formulario. El contratista pide el endoso.
3. La póliza paraguas es por reclamación (claims-made), y el contrato especifica por ocurrencia. El contratista le regresa la discrepancia al corredor.
4. El titular del certificado aparece con el nombre comercial del contratista, no con su entidad legal. El certificado reemitido lo corrige, porque una discrepancia puede causar fricción cuando el endoso nombra a la parte equivocada.
5. La compensación laboral aparece para el estado correcto, pero vence antes de que termine el proyecto. Otra fecha de renovación va al calendario.

Nada de esto requiere conocimientos legales, solo una lista de verificación. La lista de revisión de certificados lo convierte en una rutina que se puede repetir, y managing subcontractor insurance and certificates explica qué poner en el subcontrato.

Cómo manejar bien los certificados

1. Pídaselo al corredor del asegurado, no al asegurado. Los certificados los emite el agente o corredor que colocó la póliza; un asegurado que hace uno por su cuenta está creando un problema.
2. Envíe el lenguaje de seguros exacto del contrato con la solicitud, para que el corredor pueda hacer coincidir los endosos con la cláusula.
3. Pida los endosos junto con el certificado y guárdelos en el mismo expediente.
4. Nombre al titular con precisión, con nombre legal y dirección.
5. Agende los vencimientos de cada certificado que tenga, y pida las renovaciones antes de que venza la póliza. A gran escala, el software ayuda; vea Certificate tracking software and digital COIs.
6. Desconfíe de los certificados raros. Existen certificados alterados o falsificados; confirme con la agencia que lo emitió y con la aseguradora cuando algo no se vea bien. Vea commercial insurance fraud: premium fraud and staged claims.

Puntos clave

• Un certificado es una foto de las pólizas en la fecha en que se emitió. No le da derechos al titular y no cambia la póliza.
• Las marcas ADDL INSD y SUBR WVD son afirmaciones. La condición existe solo si un endoso de la póliza la otorga.
• El aviso de cancelación le llega al titular de un certificado solo si la póliza o un endoso le dan ese derecho.
• Muchos estados, entre ellos Massachusetts, Nueva York y Texas, regulan la redacción de los certificados, y el lenguaje contractual que pide que un certificado garantice el cumplimiento puede ser inexigible o nulo.
• Pida las páginas de los endosos, compare fechas y límites con el contrato, y dé seguimiento a los vencimientos.